L'espace de réunion est, tout comme l'accueil, un lieu primordial dans votre entreprise. C'est un lieu d'échange essentiel à toute entreprise,néanmoins chaque entreprise à des besoins qui lui sont propres et négliger cet aspect pourrait vous desservir.

Dans un premier temps, il sera nécessaire de définir les types de réunions auxquelles vous et vos collaborateurs organisez tout au long de l'année. En effet, il est possible de distinguer plusieurs types de réunions par leurs objectifs : échanger des informations, en transmettre, coopérer, etc.  La durée type des réunion aura aussi un impact sur le lieu. Pour des réunions qui durent habituellement une journée complète, il faudra privilégier des assises prévues dans ce sens et ajustables. Alors que pour des réunions courtes, avec une durée inférieure à une heure, des tabourets avec une table haute (à la manière d'un espace bar) pourront répondre aux besoins de l'entreprise et de ses collaborateurs..

À quelle réunions type assistent vos collaborateurs ?

Des réunions de présentation

L'objectif de ce type de réunion est clair : on y présente et/ou partage des informations. Les collaborateurs écoutent et regardent la présentation, et prennent aussi des notes. Si ce type de réunions est récurrent, il faut alors prévoir l'espace suffisant, ainsi que l'éclairage et le nombre de chaises suffisantes. Si les réunions prennent plus d'une heure, il faudra aussi adapter les assises en conséquences. Le contraire risquerait de provoquer de l’inconfort chez vos collaborateurs, qui seront donc moins à l'écoute. Si pour les besoins de vos réunions, l'ensemble des collaborateurs doit avoir son ordinateur avec lui, il faudra alors prévoir des tables avec des branchements électriques adaptés.

Des réunions de travail

L'objectif est de réunir les collaborateurs sur un sujet précis et de brainstormer ensemble pour innover. Cela necessite souvent de bouger dans la pièce pour former des groupes, ou même se déplacer. Si ce type de réunion n'est pas menée de manière hebdomadaire, il faut néanmoins en regarder la fréquence. En effet, ces réunions peuvent se mener dans un espace de réunion standard, mais si elles ont lieu fréquemment, il faudra penser l'espace de réunion en amont. Ce dernier pourra être évolutif et donc équipé d'un mobilier non-fixé, pouvant être aisément déplaçable si besoin. Aussi, le niveau sonore devra être pris en compte pour éviter d'arriver à un brouhaha ou personne ne se comprends, et qui pourrait gêner les collaborateurs dans les bureaux voisins.

Des audio/visio-conférences

Les audio-conférences sont courantes dans les entreprises, et les visio-conférences se font de plus en plus fréquentes aussi. Cela permet d'échanger aussi bien avec un fournisseur, que des collaborateurs.  Ces réunions peuvent se faire dans un espace standard, mais souvent le manque de matériel ou l'absence d'insonorisation peuvent rendre des visio-conférences assez désagréables. La perte de temps engendrée par un matériel à réinstaller en permanence est non-négligeable. Imaginez, si vous passez 20 min à installer votre matériel, pour une réunion d'une heure !
Aussi, dans le cadre d'une visio-conférence l'espace devrait permettre à l'ensemble des acteurs d'être vus et entendus.

En conclusion

Il existe plusieurs type de réunions, avec des objectifs différents, et qui peuvent se combiner. Il faut donc analyser vos besoins précisément, et le cas échéant, aménager des espaces flexibles qui répondront à l'ensemble de vos besoins. Pensez notamment à interroger vos collaborateurs pour recueillir leurs besoins.
 
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